CARA MEMBUAT MAIL MARGE DENGAN MICROSOFT WORD DAN MICROSOFT EXCEL

Mail Merge merupakan fasilitas yag sudah disediakan di Microsoft Office yaitu menggunakan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel keduanya bisa kita manfaatkan dalam satu pekerjaan yang saling berhubungan. Oke kita langsung jelaskan saja apa manfaat dari Mail Marger itu :

Fasilitas Mail Merge bisa sangat besar manfaatnya, salah satu cotohnya ketika kita membuat surat dengan alamat yang berbeda dan harus di print, ya kalo alamtanya hanya 5 atau sampe 10 mungkin masih bisa kita atasi dengan mengetik secara manual, akan tetapi ketika kita menghadapi disuruh membuat surat undangan atau surat lainnya yang alamatanya harus di print dan jumlahnya 100 lembar lebih, itu yang repot,,,,
Itu salah satu manfaat dari Fasilitas Mail Merge yang telah disediakan oleh Microsoft Office, sekarang mari kita bahas Cara Membuat Mail Merge dengan MS Word 2007 dan MS Excel 2007.

Sebenarnya cuma ada 2 langkah yang perlu dilakukan:

1. Siapkan database di ms.excel (bikin file excel-nya, biasanya berisi nama & alamat, atau dll lah yang mau ditampilkan di undangan),
2. Atur dokumen yang di ms.word buat baca data dari file exce tsb lewat mail merge.(nah langkah ke-2 ini yang lumayan agak ribet

Pertama kita harus buat Databasenya dulu di Ms.Excel yaitu kita buat File Ms.Excel yang berisikan Nama, Alamat, Tanggal, dan lainnya yang kita butuhkan ketika kita buat undangan atau surat/data lainnya...
1. Buka dulu Ms.Excel
2. Buat disana kolom Nama, Alamat, Hari, Tanggal dan sebagainya seperlu yang sobat butuhkan

 

Gunakan baris pertama pada setiap kolom sebagai judul kolom, seperti tabel pada biasanya.
Baru kemudian baris kedua dan selajutnya kita isi dengan daftar nama, alamat dan seterusnya seperti gambar diatas.

3. Rename Sheet1 

mengapa di Rename..?? karena nama ini yang akan menjadi acuan pada saat men-setting mail merge di ms.word.
Klik kanan pada Sheet1 → rename 

4. Rename dengan nama terserah, misalnya kita kasih Nama ALAMAT UNDANGAN

Setelah selesai menulis nama, tekan enter atau klik di area lain pada ms.excel biar nama baru tersebut tersimpan.

5. Setelah semua diatas selesai... sekarang simpan data tersebut dengan tekan di keybord Ctrl + S atau lewat menu – save.

Beri nama terserah sobat.... semisal diberi nama "Database Alamat Undangan"
dan tekan Save.
kalau bisa buatkan Folder sendiri biar nanti ketika menyeting di Ms.Word kita tidak kebingungan atau agar lebih enak gak kecampur dengan fail lainnya..

 

Okey kita sudah memiliki database Alamat di Ms Excel selanjutnya kita tinggal membuat Desain Surat yang dimaksud dan Mengatur Mail Merge di Ms. Word.

1. Seperti biasa, buka Ms Word

2. Bikin dulu desain surat-nya, pastikan bagian yang nantinya mau diisi dengan nama, alamat, hari dan tanggal kita kosongi dulu. Kan mau diisi secara otomatis. Seperti contoh saya dibawah ini:

3. selanjutnya kita atur mail merge-nya
Klik menu Mailings – Step by Step Mail Merge Wizard

4. Akan keluar panel tambahan di bagian kanan ms.word kita. seperti ini:

Langsung saja klik pilihan Letter, kemudian klik Next di bawahnya..
5. Pada Step ke-2 ini, pilihlah Use the current document, kemudian Next lagi..

6. Pada step ke-3 ini, klik tulisan Browse di panel kanan,, lalu pilih dokumen excel yang berisi dafta nama, alamat, Hari & Tanggal tadi.
7. Nah, setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih nama sheet yang udah kita rename tadi,, seperti di sini: ALAMAT UNDANGAN, jangan lupa klik OK

 

8. Lagi-lagi muncul jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama yang mau dipake dalam keadaan ter-centang. Setelah itu klik OK.

 

9. Setelah itu, pastikan di panel kanan sudah ada tulisan nama data alamat kita tadi. Kalau belum ada, berarti masih ada kesalah di proses sebelumnya, baca dan ulangi lagi ya :D Selanjutnya klik Next di bawah untuk lanjut ke step 4

 

10. Nah, sekarang kita akan menentukan di mana letak tulisan nama dan alamat itu nanti berada di dokumen undangan kita.

Misalnya, kita pengen nama nanti diletakkan di belakang kata-kata Yth di undangan kita → Yth, nama
Caranya, pertama, taruh kursor pada belakang kata Yth., dengan cara meng-klik sekali di belakang kata Yth tersebut:

maka akan muncul seperti ini

lakukan untuk alamat dsb.